HR-Chatbots: Magisch neue Talente einstellen – melibo

HR-Chatbots: Magisch neue Talente einstellen

HR-Chatbots
Jakob Hubloher
Head of Sales
Chatbot Academy
1. November 2022

1. Einführung in die magische Welt der HR-Chatbots

Heute haben wir für dich einen besonders spannenden Anwendungsfall im Bereich Chatbots parat: HR-Chatbots. Wenn du neu in dem Thema bist und noch nicht weißt, was ein KI-Chatbot ist, dann lese dir unbedingt unseren anderen Blog-Artikel „Was sind Chatbots und wie funktionieren diese?“ durch. Ansonsten legen wir direkt los und erklären dir heute, was HR-Chatbots sind und wie du diese für dein Unternehmen einsetzen kannst.

In den letzten Jahren sind Chatbots in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt worden, um Menschen bei der Lösung ihrer Probleme zu unterstützen. Auch im HR-Bereich gibt es bereits einige erfolgreiche Einsatzbeispiele für Chatbots.

Aber was sind HR-Chatbots überhaupt? HRChatbots sind eine niedrigschwellige Anlaufstelle für Beschäftigte oder Bewerber:innen, um ihre Fragen rund ums Personalwesen oder der Bewerbung zu stellen. Grundsätzlich gibt es drei größere Anwendungsfälle für einen HR-Chatbot. Zum einen, um Bewerber:innen bei der Suche nach passenden Stellenangeboten zu helfen (Recruiting Chatbots), neue Mitarbeiter:innen im Onboarding zu unterstützen oder bestehenden Mitarbeiter:innen eine Hilfe anzubieten. HR-Chatbots können, aber auch bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen eingesetzt werden. In diesem Artikel gehen wir besonders auf die konkreten Einsatzmöglichkeiten und die Vorteile ein. Also lehne dich zurück und stelle als nächsten Mitarbeiter einen HR-Chatbot ein.

 

2. Einsatzmöglichkeiten für HR-Chatbots

Nachdem wir im ersten Teil des Blogs eine kurze Einleitung zu den Einsatzmöglichkeiten für HR-Chatbots vorgestellt haben, möchten wir uns im zweiten Teil auf konkretere Anwendungsfälle für Chatbots für die Personalabteilung konzentrieren.

Recruiting Chatbots

Ein häufig genutzter Einsatzzweck für Chatbots ist die automatisierte Beantwortung von häufig gestellten Fragen (FAQ). Dies kann beispielsweise bei der Suche nach Informationen zu einer bestimmten Stellenanzeige oder bei der Klärung von Formalitäten rund um den Bewerbungsprozess sehr hilfreich sein. Hierbei ist spannend, dass jeder vierte Mitarbeitende seinen Job kündigt, ohne einen Ausblick auf einen neuen Job zu haben. Darüber hinaus denken 4 von 10 Beschäftigten über einen neuen Job nach und sind offen für einen Jobwechsel. Insbesondere im Alter von 30–39 Jahren sind die Statistiken eindeutig: hier ist sogar jeder Zweite bereit für einen neuen Arbeitgeber (Quelle: Xing).

Wichtig in diesem Kontext ist, dass viele Personen passiv suchend sind. Das bedeutet, dass sie nicht aktiv nach einem neuen Job suchen, sondern bei einer proaktiven Ansprache darüber erst nachdenken, sich zu bewerben. Ein großer Punkt in der Bewerbung bei passiv Suchenden ist dabei, die Art der Bewerbung. Wenn Personen in einem aktuellen Beschäftigungsverhältnis stehen, möchten sie nicht eine aktive Bewerbung mit Lebenslauf schicken, sondern sich unverbindlich und ohne große persönliche Informationen bewerben. Das ergibt natürlich Sinn, weil im schlimmsten Fall der aktuelle Arbeitgeber über diese Bewerbung erfährt. Deshalb werden viele passiv Suchende mit den bestehenden Formaten, wie einem offiziellen Anschreiben mit Lebenslauf nicht abgeholt.

Hier können Recruiting Chatbots wunderbar unterstützen und durch eine proaktive Ansprache auf der Jobseite des jeweiligen Unternehmens aushelfen. Der Bewerbungsprozess wird dabei spielerisch gestaltet und fragt die kritischen Themen, wie den Lebenslauf, nicht direkt ab. Dadurch entsteht ein erster lockerer Austausch, welcher dann durch die Übergabe an die Personalabteilung diskret vertieft werden kann. Dadurch erhält das Unternehmen mehr Bewerbungen und kann passiv Suchende dazu motivieren sich initial, ohne große Aufwände, zu bewerben.

Eine weitere Möglichkeit von Recruiting Chatbots ist, dass man in einer Branche mit hoher Fluktuation den Bewerbungsprozess interaktiver gestalten möchte und neue Talente einstellen will. Gerade bei einer jüngeren Zielgruppe haben die klassischen Kontaktformulare ausgedient und es benötigt ein Format, welches dynamisch in Form von Text oder Sprache arbeitet. Hierfür können etwa QR-Codes mit einem Link zu einer Landing-Page, auf der sich ein Chatbot befindet, welcher das Gespräch eröffnet, ein konkreter Anwendungsfall sein.

Chatbots im Onboarding Prozess

Eine weitere Einsatzmöglichkeit, neben Recruiting Chatbots, finden wir im Onboarding Prozess. Dieser wird für neue Mitarbeiter:innen eingesetzt, um ihnen den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern und sie über wichtige Regeln und Verfahrensweisen zu informieren. In vielen Unternehmen ist das Onboarding Programm für neue Mitarbeiter:innen ein wichtiger Teil des HR-Prozesses. Dieser Prozess sollte den neuen Mitarbeiter:innen helfen, sich schnell in das Unternehmen einzufinden und mit der Arbeit zu beginnen.

Viele Unternehmen setzen jedoch noch immer auf traditionelle Methoden wie Papierformulare und E-Mails, um diesen Prozess durchzuführen. Dies kann jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt. Ein Chatbot kann eine große Hilfe beim Onboarding Prozess sein, da er es den neuen Mitarbeiter:innen ermöglicht, sich schnell und einfach zu orientieren. Chatbots können die neuen Mitarbeiter:innen durch den gesamten Prozess führen und ihnen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen. Sie können auch häufig gestellte Fragen beantworten und so dazu beitragen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Die Verwendung eines Chatbots im Onboarding Prozess hat also viele Vorteile.

 

Chatbots zur Mitarbeiterbetreuung

Ein weiterer interessanter Einsatzort für HR-Chatbots ist die Mitarbeiterbetreuung. So können Chatbots etwa dabei unterstützen, Mitarbeiter:innen bei der Suche nach internen Weiterbildungsmöglichkeiten zu helfen, Formulare zu finden oder ihr Feedback zu gewissen Themen einzusammeln. Der Chatbot hilft hierbei im Employee Engagement und könnte etwa regelmäßig mit den Mitarbeiter:innen interagieren und sie nach ihrer aktuellen Zufriedenheit mit dem Unternehmen oder ihrem Job befragen. Auf diese Weise könnten frühzeitig Anzeichen für Unzufriedenheit oder Burn-out erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Zudem kann der Chatbot der Personalabteilung helfen, um Standardprozesse zu erleichtern. Zum Beispiel kann der Chatbot den Urlaubsantrag ausfüllen oder das passenden Formular heraussuchen. Dadurch werden die internen Ressourcen geschont und es bleibt mehr Zeit für komplexe Aufgaben. Allerdings sollte man sich bei der Implementierung von Chatbots in der HR-Abteilung auch immer bewusst sein, dass auch hier noch nicht alles perfekt läuft.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Chatbot nicht in der Lage ist, auf bestimmte Fragen adäquat zu antworten. In solchen Fällen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich wenden können, damit ihr Anliegen auch tatsächlich beantwortet wird. Für diesen Fall haben wir bei melibo unser „Human-Handover“ entwickelt, welches das Problem in Echtzeit an die Fachabteilung übergibt. Insgesamt bietet die Nutzung von HR-Chatbots also eine Reihe interessanter Möglichkeiten, um den Personalprozess zu optimieren und den Mitarbeiter:innen einen besseren Service zu bieten.

 

3. Vorteile von HR-Chatbots

Ein HR-Chatbot kann dir dabei helfen, dein Leben leichter zu machen. Dank der fortschrittlichen Technologie sind Chatbots in der Lage, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen. In diesem Artikel haben wir gelernt, dass ein HR-Chatbot in mehreren Bereichen eingesetzt werden kann und mehrere Vorteile hat. Ein HR-Chatbot kann dir helfen, mehr Bewerbungen zu erhalten, deine neuen Mitarbeiter:innen beim Onboarding zu unterstützen, damit sie schneller und effizienter arbeiten können sowie bei der Mitarbeiterbetreuung helfen, um wertvolle Zeit zu sparen.

Weitere Vorteile, wie das Sammeln von Feedback, das Beantworten von Fragen und das Bereitstellen von Informationen in Echtzeit sind dabei in allen Bereichen gegeben. Grundsätzlich kannst du durch den Einsatz eines HR-Chatbots dich auf die wichtigen Aspekte deiner Arbeit konzentrieren, da du weißt, dass der Bot die Routineaufgaben übernimmt. Das bedeutet, dass du mehr Zeit mit deinen Mitarbeiter:innen verbringen und dich auf die strategischen Aspekte eurer Arbeit konzentrieren kannst.

Hinzu kommt, dass HR-Chatbots rund um die Uhr verfügbar sind. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter:innen jederzeit Fragen stellen oder Feedback geben können, ohne sich an die Öffnungszeiten des Büros halten zu müssen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter:innen in anderen Zeitzonen oder für diejenigen, die außerhalb der Bürozeiten arbeiten. Je mehr ein HR-Chatbot in die Umgebung des Unternehmens integriert wird, desto besser kann er helfen. Durch den Zugriff auf Personaldaten kann der Chatbot ganze Prozesse automatisieren, wie Urlaubsanträge oder Reisekosten Formulare ausfüllen.

 

4. Fazit

Wir haben uns in diesem Artikel mit den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten und den Vorteilen von HR-Chatbots beschäftigt. Dabei haben wir unterschiedliche Use Cases betrachtet und festgestellt, dass Chatbots in der HR-Branche eine Vielzahl an Aufgaben übernehmen können. Von der Bewerbung, hin zum Onboarding bis hin zur Mitarbeiterbetreuung, kann ein HR-Chatbot den kompletten Lebenszyklus im Personalwesen schon heute abbilden. Zum einen können Recruiting Chatbots dabei helfen, den Bewerbungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen. So können sie beispielsweise dabei helfen, die richtigen Kandidat:innen für eine Stelle zu finden, indem sie Fragen stellen und das Gespräch führen.

Auch bei der Vorauswahl von Bewerber:innen können Chatbots eingesetzt werden. Weiterhin können Chatbots auch dabei helfen, Mitarbeiter:innen besser zu informieren und zu motivieren. So können sie etwa neue Mitarbeiter:innen bei der Einarbeitung unterstützen oder auch Mitarbeiterinformationen bereitstellen. Auch für das Employee Engagement gibt es verschiedene Ansätze, wie Chatbots eingesetzt werden können. Insgesamt lässt sich also sagen, dass HR-Chatbots eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten haben und in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen werden.

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